【事例】用度システム

導入事例 / 業務システム

用度システム
【予算・購入修理申請・送達・資産台帳】

予算登録から申請入力、購入修理申請書の出力、送達台帳発行、 経理向けCSV作成、年度更新までを一連で管理。

課題

  • 申請～送達～台帳が分散し、進捗と数字の整合が取りづらい
  • 帳票（申請書/台帳/実行状況）を都度手作業で作成し負担が大きい
  • 年度更新時の運用手順が属人化しやすい

解決策

  • フロー定義に沿って画面と帳票を整理し、入力→出力→送達までを一気通貫に
  • 申請入力（Excel）を前提に、帳票出力・経理向けCSV作成まで自動化
  • 年度更新処理のポイント（名称マスタ運用/DBバックアップ）を手順化

業務フロー

  • 当年度と翌年度のみ登録可能（運用条件あり）
  • 年度更新後は当年度参照不可となるため、補正は年度更新前に対応する運用
  • 名称マスタ（KUBUN=NEND）修正で前年度以前も入力可能だが、システム停止が条件
  • 申請入力側では予算差し引きがないため、入力時期の厳密な把握は運用次第

  • 必須入力（黄色項目）を中心に入力
  • 納品・請求日／送達月は手入力可能（申請時点で判明していることがあるため）
  • 日付入力があってもエラーチェックはあるが、後続処理への影響は限定的
  • 黄色項目はF12でマスタ参照画面を表示可能

  • 購入または修理の申請書を出力
  • 押印欄などにより機関ごとにレイアウト差分が発生する可能性（Excelファイル修正運用）

  • 申請入力のうち、認可日／納品・請求日／送達月を入力
  • 画面項目は申請入力と同様だが、日付項目が左端に配置

  • 送達台帳Noを発行し、経理用の伝票番号を付番
  • 条件に合う申請データを集約（会計区分、機関、勘定科目、業者、送達月、消費税コード など）
  • 伝票番号は「800000」から採番

  • 送達台帳ごとに経理システム用CSVを作成
  • 用度側では送達済みフラグを立て、申請入力での変更不可に

  • 名称マスタ：KUBUN=NEND に今年度（西暦4桁）を設定
  • 名称マスタ：KUBUN=KIDD に基準日（YYYY/MM/DD）を設定（2行）
  • DBバックアップ取得 → 名称マスタ更新 → 画面確認で年度更新完了

主な画面（フローに沿った画面）

Screen

0. 予算入力画面

Screen

1. 申請入力（EXCEL）画面

Output

2. 購入・修理申請書

Screen

3. 日付入力

Screen

4. 経理送達台帳発行

Screen

5. 経理送達

帳票・出力

施設用度予算一覧
購入修理申請書
送達台帳
予算実行状況
予算実行状況統括
予算執行状況特別
予算台帳
支払台帳
仕入台帳
仕入帳
固定資産登録台帳
固定資産等登録台帳一覧表
申請データEXCEL出力
予算執行状況高額設備計画
予算実行状況高額施設計画

システム稼働環境

  • サーバー
    • Windows Server 2025 Standard
    • SQL Server 2024 Standard
  • クライアント
    • Windows 11
    • Office 2024 64bit
    • Microsoft SQL Server

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既存のExcel運用を活かした段階導入（入力→帳票→経理連携→年度更新）にも対応できます。

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